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Lorsque vous créez une colonne Lookup dans une bibliothèque de documents SharePoint et que vous souhaitez modifier les valeurs de cette propriété dans une application Office (Word par exemple),  vous pouvez rencontrer le problème suivant si votre Lookup contient plus de 100 éléments.

Symptomes :

En ouvrant un document de cette bibliothèque dans Word, vous remarquez que ce lookup est tronqué aux 100 premiers éléments. De plus, si depuis SharePoint vous aviez sélectionner une valeur en dehors de ces 100 premiers éléments, c’est l’id de l’élément qui sera affiché et non son nom.

Explication  :

Le problème provient de la configuration de la liste sur laquelle pointe le lookup. Si votre liste est configurée pour n’afficher que 100 éléments, il vous suffit d’augmenter ce nombre jusqu’au nombre d’éléments dans votre liste pour régler le probleme.

ATTENTION : Si votre liste est configurée en mode Afficher tous les éléments, bizarrement SharePoint se comporte comme si vous vouliez limiter aux 100 premiers éléments.

Résolution : Le seul moyen d’afficher un lookup dans Word contenant un grand nombre d’éléments est de limiter l’affichage à un nombre supérieur à votre nombre d’éléments effectivement dans la liste. Par exemple si votre lookup contient 1000 éléments, il faut régler la liste sur Limiter le nombre total d’éléments à : 1000

Dans ce cas, les applications Office afficheront bien dans le panneau de propriétés l’ensemble des éléments du lookup.

En résumé : Pour afficher un nombre important d’éléments, pensez à limiter celui-ci dans la vue !!!

Quand on travaille sur SharePoint, il y a des pages que l’on voit tous les jours. La page des paramètre de site par exemple.

Mais il y en a que l’on met deux ans à découvrir et c’est le cas de la page de gestion de l’espace de stockage que j’ai découvert très récemment.

Cette page permet de vérifier d’un seul coup d’oeil la volumétrie de la collection de site, l’espace restant par rapport au quota attribué ainsi que les bibliothèques  classées par volumétrie. Cette page est accessible à l’administrateur de collection de site à partir du moment ou les quotas ont été activés sur son site.

Pour moi, c’est une bonne raison d’activer les quotas sur une collection de site. C’est en effet, à ma connaissance, le seul moyen Out of the box d’avoir un aperçu de la volumétrie d’une collection de site ainsi que de la répartition de cette volumétrie entre les bibliothèques.

D’autant que les quotas sont ajustables à postériori et qu’ils permettent de garder un oeil sur la croissance des sites et recevant des alertes au passage d’un seuil.

Liens relatifs au sujet :

• Manage quotas (Office SharePoint Server)