Problème avec les Lookup de plus de 100 éléments dans le panneau des propriétés d’un document de Office

Lorsque vous créez une colonne Lookup dans une bibliothèque de documents SharePoint et que vous souhaitez modifier les valeurs de cette propriété dans une application Office (Word par exemple),  vous pouvez rencontrer le problème suivant si votre Lookup contient plus de 100 éléments.

List de plus de 100 éléments

Symptomes :

En ouvrant un document de cette bibliothèque dans Word, vous remarquez que ce lookup est tronqué aux 100 premiers éléments. De plus, si depuis SharePoint vous aviez sélectionner une valeur en dehors de ces 100 premiers éléments, c’est l’id de l’élément qui sera affiché et non son nom.

Explication  :

Le problème provient de la configuration de la liste sur laquelle pointe le lookup. Si votre liste est configurée pour n’afficher que 100 éléments, il vous suffit d’augmenter ce nombre jusqu’au nombre d’éléments dans votre liste pour régler le probleme.

ATTENTION : Si votre liste est configurée en mode Afficher tous les éléments, bizarrement SharePoint se comporte comme si vous vouliez limiter aux 100 premiers éléments.

limitation éléments d\'une liste

Résolution : Le seul moyen d’afficher un lookup dans Word contenant un grand nombre d’éléments est de limiter l’affichage à un nombre supérieur à votre nombre d’éléments effectivement dans la liste. Par exemple si votre lookup contient 1000 éléments, il faut régler la liste sur Limiter le nombre total d’éléments à : 1000

Dans ce cas, les applications Office afficheront bien dans le panneau de propriétés l’ensemble des éléments du lookup.

En résumé : Pour afficher un nombre important d’éléments, pensez à limiter celui-ci dans la vue !!!

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